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Dokumentation

Schnellstart

Ein schneller Einstieg für neue Teams, Projekte usw. mit bewährten Vorgehensweisen.

Verfasst von

1. Einführung

ProjectForge® soll Projekte und Projektteams effizienter machen, vom Ein-Personen-Projekt bis zum Großprojekt. Dieser Schnellstart führt Schritt für Schritt durch die Einrichtung der eigenen Firma, des Teams und des ersten Projekts und gibt dabei einige bewährte Tipps.

ProjectForge ist noch nicht installiert? Dann geht es mit der Installation los (Docker oder JAR, dauert nur wenige Minuten). Themen der Konfiguration wie Mail, LDAP, 2FA oder Backups beschreibt das Administrationshandbuch.

Die folgenden Namen (Benutzer, Gruppen, Strukturelemente) sind nur Beispiele, eigene Namen sind natürlich willkommen.

Sind die Benutzer angelegt, lässt sich mit dem Zugriffsassistent eines Strukturelements ein Projekt samt Gruppen und Zugriffsrechten in einem Rutsch anlegen. Dieses Tutorial zeigt die einzelnen Schritte hinter dem Assistenten, damit klar ist, was er tut.

1.1. Teammitglieder einrichten

Als Administrator anmelden und für jedes Projektmitglied ein Konto anlegen (Administration → Benutzer:innen). In diesem Beispiel starten wir mit drei Teammitgliedern, einer Projektleiterin und zwei Entwickler:innen:

Benutzername Beschreibung (Rolle im Team) E-Mail Zugeordnete Gruppen

linda

Projektleitung

linda@acme.com

PF_ProjectManager

dave

Entwicklung

dave@acme.com

-

betty

Entwicklung

betty@acme.com

-

1.2. Die eigene Firma einrichten: ACME Inc.

1.2.1. Oberstes Strukturelement der Firma anlegen

Den Strukturbaum (Menü Projektmanagement) öffnen und ein Strukturelement mit dem Namen der Firma hinzufügen. Als übergeordnetes Element wird das Wurzel-Strukturelement von ProjectForge gewählt.

Name des Strukturelements Übergeordnetes Strukturelement

ACME Inc.

Wurzel-Strukturelement von ProjectForge

1.3. Gruppe für alle Mitarbeiter:innen anlegen

Eine Benutzergruppe (Administration → Gruppen) anlegen, z. B. mit dem Namen "ACME employees".

Gruppenname Zugeordnete Mitglieder

ACME employees

Linda, Dave, Betty

1.4. Gruppe für die Projektmitglieder anlegen

Unter Administration → Gruppen eine weitere Gruppe für das Projektteam anlegen:

Gruppenname Zugeordnete Mitglieder

ACME web portal team

Linda, Dave, Betty

1.5. Oberstes Strukturelement des Projekts anlegen, z. B. ACME Web portal

Im Strukturbaum ein Strukturelement mit dem Namen des Projekts anlegen:

Name des Strukturelements Übergeordnetes Strukturelement

ACME web portal

Wurzel-Strukturelement von ProjectForge

Hierarchie und Namen der Strukturelemente lassen sich später jederzeit ändern (z. B. um Projekte nach Kunden zu gliedern), daher genügt es, zunächst mit dem Projekt als oberstem Strukturelement zu beginnen. Auch Benutzernamen, Gruppennamen usw. können jederzeit geändert werden, ohne dass Verweise im System verloren gehen.

1.6. Benötigte Zugriffsrechte für das Team vergeben

ProjectForge® hat eine sehr feingranulare Zugriffsverwaltung, mit der sich festlegen lässt, welche Benutzer welchen Zugriff auf das System haben. Einige Zugriffsrechte hängen von den Strukturelementen ab. Der Zugriff auf ein Strukturelement wird unter Zugriffsverwaltung (Menü Administration) festgelegt:

Strukturelement Gruppe Rekursiv Beschreibung Zugriffsrechte

ACME Inc.

ACME employees

ja

Das Haupt-Strukturelement der Mitarbeiter:innen, z. B. für Zeitberichte, die keinem Projekt zugeordnet sind, etwa Krankheit, Urlaub, Forschung und Entwicklung usw.

Vorlage 'Mitarbeiter:in' wählen.

ACME web portal

ACME web portal team

ja

Das oberste Strukturelement des Projekts ACME web portal.

Vorlage 'Mitarbeiter:in' wählen.

Viele Felder bieten ein Hilfe-Symbol oder einen Tooltip mit einer Erklärung, z. B. Rekursiv (gilt auch für alle Strukturunterelemente).

Jetzt können die Teammitglieder Zeitberichte auf das Projekt ACME web portal buchen. Außerdem können sie ihrem Projekt eine Unterstruktur geben, wie im nächsten Kapitel beschrieben.

2. Struktur der Projekte

2.1. Die Idee von Strukturbäumen und Hierarchie

ProjectForge® unterstützt eine Hierarchie von Strukturelementen ohne Beschränkung der Baumtiefe oder der Anzahl der Strukturelemente. Ein Strukturelement ist ein allgemeiner Begriff und kann Kunden, Projekte, Projektphasen, Arbeitspakete, Aufgaben, Issues und mehr darstellen.

Wir empfehlen, Projekte wie folgt zu gliedern:

Ebene Typ Beschreibung

Oberste Ebene

Kunde

z. B. ACME. Das ist sinnvoll, um Projekte nach Kunden zu gruppieren. Diese Ebene kann zunächst entfallen und bei Bedarf später eingefügt werden.

Ebene zwei

Projektname

Einfach der Name des Projekts, z. B. ACME web portal.

Ebene drei

Release

Ein Projekt hat hoffentlich mehrere Releases, sodass sich die Aktivitäten pro Release gruppieren lassen. In Nicht-IT-Projekten kann das Release z. B. der Jahrgang einer jährlichen Konferenz sein.

Ebene vier

Phasen

Ein Projekt besteht aus mehreren Phasen, z. B. Akquise, Spezifikation, Umsetzung, Wartung.

Ebene fünf

Arbeitspakete

Bei großen Projekten (mehr als 10 Personentage) ist es sinnvoll, die Arbeit in Pakete aufzuteilen.

Ebene sechs

Issues

Bei sehr großen Projekten können die Pakete weiter in Issues aufgeteilt werden. Bei Verwendung von JIRA lassen sich die JIRA-Issues in den Zeitberichten referenzieren.

Wichtig: Die Hierarchie kann jederzeit geändert werden. Es spricht also nichts dagegen, mit dem Projekt als oberstem Strukturelement zu beginnen und den Kunden später einzufügen, wenn mehr Projekte und Kunden hinzukommen.

Unter-Strukturelemente werden im Strukturbaum hinzugefügt, indem ein neues Strukturelement angelegt und sein übergeordnetes Element gewählt wird. Ein weiterer bequemer Weg, die Struktur eines Projekts zu organisieren, ist das Gantt-Diagramm (siehe unten).

3. Zeitberichte buchen

3.1. Zeitberichte erfassen

Alle Teammitglieder sollten jede Tätigkeit im Projekt als Zeitbericht buchen. Am einfachsten geht das über den Kalender: Ein Klick auf einen Tag oder das Markieren eines Zeitraums legt einen neuen Zeitbericht an, bestehende lassen sich dort ebenso bearbeiten. Jeder Zeitbericht braucht mindestens Start- und Endzeit sowie das bearbeitete Strukturelement. Optional kann eine Referenz wie eine JIRA-Issue-ID angegeben werden. Häufig genutzte Buchungen lassen sich als Vorlagen speichern.

3.2. Verbrauch von Arbeitspaketen

Um jederzeit den Überblick zu behalten, empfehlen wir, für die Strukturelemente geschätzte Zeitbudgets zu hinterlegen. Wer Zeitberichte auf ein Strukturelement bucht, sieht sofort dessen Verbrauch. Der Strukturbaum zeigt den Verbrauch jedes angezeigten Strukturelements.

Budgets lassen sich auf zwei Arten festlegen. Am einfachsten wird das Budget in Stunden direkt am Strukturelement eingetragen. Hat ein Strukturelement kein eigenes Budget, aber seine Unterelemente schon, wird sein Budget automatisch berechnet (Summe der Budgets aller Unterelemente). Alternativ werden Budgets über die Zuordnung von Aufträgen festgelegt (hier nicht beschrieben). Beide Ansätze lassen sich kombinieren.

4. Gantt-Diagramme

Gantt-Diagramme sind eine weit verbreitete Technik, um ein Projekt zu planen und auf Kurs zu halten. Die Gantt-Parameter wie Start-/Enddatum, Dauer und Vorgänger lassen sich im Strukturelement selbst bearbeiten, bequemer geht es aber direkt im Gantt-Diagramm.

Den Menüeintrag Gantt wählen, ein neues Diagramm hinzufügen und das zu planende Strukturelement (Projekt, Release oder Projektphase) auswählen. In diesem Beispiel wählen wir das Haupt-Strukturelement des Projekts 'ACME web portal'.

5. Kostenträgerrechnung

Projektleitungen und vor allem das Controlling lieben Auswertungen, Auswertungen und nochmals Auswertungen. Wer Fragen wie die folgenden beantworten möchte, nutzt die unten vorgestellten Kostenfunktionen von ProjectForge®.

  • Wie hoch ist der Gewinn unseres Projekts ACME web portal und insgesamt beim Kunden ACME?

  • Wie viel haben wir für Reisen im Projekt ACME web portal und insgesamt beim Kunden ACME ausgegeben?

  • Wie viel haben wir für Gewährleistung bei …​ ausgegeben?

  • Wie viel haben wir für Akquise bei …​ ausgegeben?

  • Wie hoch war das F&E-Budget für die gesamte Firma?

5.1. Kostenträger einrichten, Voraussetzungen (optional)

Mit den folgenden Schritten wird die ProjectForge-Installation für Kostenträger freigeschaltet:

5.1.1. Kosten aktivieren

Den Parameter Kostenkalkulation freigeschaltet? unter Administration → Konfiguration aktivieren (wirksam nach erneuter Anmeldung).

5.1.2. Zugriffsrechte und benötigte Gruppe für die Finanzbuchhaltung

Die Benutzer der Finanzbuchhaltung müssen Mitglied der Gruppe PF_Finance sein und Lese-/Schreibzugriff auf die Rechte Kostenträger und Projekte haben.

5.1.3. Kost2-Arten definieren

Zunächst werden Kost2-Arten definiert, die für alle Strukturelemente und Projekte gelten. Auf Basis dieser Arten lassen sich später Kostenauswertungen erstellen, z. B. wie viel Gewinn mit "Wartung" über alle Projekte des Kunden ACME erzielt wird. Hier eine Beispielliste zur Orientierung (eigene Nummern und Beschreibungen sind ausdrücklich erwünscht, die Liste kann später jederzeit erweitert werden):

Nummer Beschreibung

00

Akquise

02

Realisierung (fakturiert)

03

Test (fakturiert)

04

Wartung (fakturiert)

05

Lizenzgebühren (fakturiert)

06

Spezifikation/Dokumentation (fakturiert)

07

Gewährleistung

08

Projektmanagement (fakturiert)

11

Besprechungen

12

Besprechungen, fakturiert (fakturiert)

13

Reisen

14

Reisen, fakturiert (fakturiert)

20

F&E

…​

Hinweis: fakturiert ist lediglich ein Kennzeichen, das später in Auswertungen und Scripten genutzt werden kann.

5.1.4. Kunden und Projekte definieren

Für kunden- oder projektspezifische Kostenträger werden zuerst die Kunden und anschließend deren Projekte angelegt. Es hat sich bewährt, für jeden Kunden ein Sonstiges-Projekt zu haben, für Zeitberichte und Kosten, die keinem bestimmten Projekt zuzuordnen sind, oder für kleine Projekte ohne eigene Kostenrechnung.

Kunden- und Projektnummern sind frei wählbar, solange keine Nummernkreise konfiguriert sind. Sollen die Kost2 der Projekte aus den Kunden- und Projektnummern abgeleitet werden, müssen die Nummernkreise vor dem Anlegen von Kunden und Projekten konfiguriert werden, siehe Administrationshandbuch – Nummernkreise.

5.1.5. Kost2 definieren

Kost2-Einträge können unabhängig von Projekten definiert werden oder projektspezifisch, indem zuerst das Projekt gewählt wird.

5.1.6. Projekte oder Kost2 Strukturelementen zuordnen

Projekte lassen sich Strukturelementen zuordnen (auf der Bearbeitungsseite des Projekts), nicht projektspezifische Kost2-Einträge können direkt einem Strukturelement hinzugefügt werden. Bei projektspezifischen Kostenzuordnungen lässt sich mit einer Black-/Whitelist die Auswahl der Kost2 für einen Teilbaum der Struktur einschränken. Die Bearbeitungsseite eines Strukturelements macht das besser verständlich.

6. Kalender

Weitere Informationen dazu gibt es im Benutzerhandbuch.

7. Bewährte Vorgehensweisen

7.1. Rollen: Administration, Finanzbuchhaltung, Projektleitung und Controlling

In größeren Firmen ist es sinnvoll, diese Rollen aufzuteilen.

7.1.1. Systemadministration

Es sollte Systemadministrator:innen geben, die für die Verwaltung von Benutzern, Gruppen und Zugriffsrechten auf Strukturelemente und Funktionen zuständig sind (Gruppe PF_Admin).

7.1.2. Finanzbuchhaltung

Die Finanzbuchhaltung ist zuständig für Mitarbeiter:innen (und Gehälter), Kunden, Auftragsbuch, Kostenträger, Projekte sowie Rechnungen (Ausgangs- und Eingangsrechnungen), siehe Gruppe PF_Finance. Welche Rechte jede einzelne Person erhält, lässt sich festlegen. Die Mitglieder der Gruppe PF_Organization haben standardmäßig eingeschränkte Rechte.

7.1.3. Projektleitung

Projektleiter:innen (Gruppe PF_ProjectManager) können die Personalplanung vornehmen und das Auftragsbuch für die Projekte pflegen, in deren Projektleitungsgruppe sie Mitglied sind (festgelegt in den Projektdetails).

7.1.4. Controlling

Mitglieder der Gruppe PF_Controlling haben standardmäßig Lesezugriff auf die meisten Bereiche von ProjectForge. Mitglieder von PF_Controlling und PF_Finance dürfen außerdem Scripte anlegen, ändern und ausführen (z. B. für Auswertungen). Diesen Zugriff bitte nur vertrauenswürdigen Personen geben: Ein Script kann mehr, als die Benutzeroberfläche erlaubt.